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2958号 トヨタに学ぶ(トヨタ勤務者から学んだ)事務作業の生産性向上


■一昨日(正味率を高める)、
 昨日(「正味の仕事」とは)と、

 「正味率を高める」

 というテーマでお伝えしてきました。


 すると、このテーマについて記述する
 きっかけをくれた、

 トヨタ自動車に勤務するF君から、
 改めてメールをもらいました。

 以下の通り。



 (ここから)
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 トヨタ2年目のFです。
 ご無沙汰しております。

 現在2直+1h残業(16:00-25:40)明けで
 帰宅→ランニング→風呂上がりで、
 まったりしているところです。笑

 (震災で穴が空いた在庫を埋めるための増産で、
 新卒2年目は10-12月の間、工場で車を生産中です。)


 昨日、本日と正味率のメルマガ、拝見いたしました。
 取り上げて頂き、どうもありがとうございます。

 僕も

 「日常生活・仕事の正味率を上げ、
  本当に大切なこと(非日常・ハレ)に時間を使おう」

 と決意して、早1年経ちましたが、
 (まだまだ低レベルです、、)

 本日の「正味の作業って何?」については、
 当初疑問を持ち、社内の方々に聞いて回った覚えが
 あります。


 その答えは、鮒谷さんがご解説されている通りで、

 『情報が生まれる/書き換わる"瞬間"』

 ということのようです。

 まさに、非言語・暗黙知→(鮒谷さん流の)
 言語化・形式知化となるメルマガの執筆などが、
 正味の作業なのだと思います。


 製造業の生産現場では、実際に鉄板がカットされたり
 曲げられたりする"瞬間"となり、
 分かりやすいのですが、事務作業などだと分かりにくい
 ですよね。

 トヨタでは、事務作業を生産現場になぞらえて

 ・決定(判断)/実施→正味作業
 ・会議→ライン停止
 ・計画変更→工程内不良
 ・客先トラブル→市場不具合

 のような形で言うこともありますが、
 例えば

 「情報共有のみの(情報の変化がない)会議は
  できるだけなくすべき」

 ということですね。


 高井伸夫先生が、思い、考えた(情報が生まれた/変わった)
 ことをレコーダーに吹き込み、作業は10名の秘書の方が
 やられているのは、正味率を高める最たるものかもしれません。


 実は、トヨタでも正味率の概念は100%浸透して
 いるわけではなく、

 よくよく考えると正味が低いミーティングも
 存在したりするのですが、

 まずは自分から、正味率・付加価値の高い仕事、生活が
 できたらなと思います。


 ※営業の方はよく

 「一見無駄なコミュニケーションでこそ、
  信頼を得るし、仕事に繋がる」

  とおっしゃいますが、その時間を増やすためにも、
  その他の余計な庶務や共有作業を整理・削減すべきと
  思うのです。


  生産現場でTPS(トヨタ生産方式)を鍛えられた人たちは、
  事務作業ももの凄い勢いで改善して正味率を上げていき
  驚くことが多く、僕もあと1年程、現場で精一杯学んできます。


  今後とも、よろしくお願い致します。
  (メルマガも毎日楽しみにしてます!)


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 (ここまで)



■Fくんは、

 以前、学生向け勉強会をやっていたときからの
 付き合いで、それからもう4年ほど経つのですが、

 (当時のメンバーとは、昨年の正月にも
  一緒にスキー合宿に行きましたし、

  今年の夏もみんなで会食しました)


 その頃から超優秀な学生さんでした。



■と思ってたら、

 やっぱり素晴らしいビジネスパーソンに
 成長しているようです。

 私が社会人になって2年目の頃を振り返っても、
 こんな中身のある文章はとても書けませんでした。

 というより、今でも書けませんが(汗)


 ぜひこの調子で「トヨタの社長」目指して
 頑張ってください!



■もらったメールの中で印象に残ったのは、


 ▼日常生活・仕事の正味率を上げ、
  本当に大切なこと(非日常・ハレ)に時間を使おう


 ▼正味の作業とは
  『情報が生まれる/書き換わる"瞬間"』


 ▼トヨタでは、事務作業を生産現場になぞらえて

  ・決定(判断)/実施→正味作業
  ・会議→ライン停止
  ・計画変更→工程内不良
  ・客先トラブル→市場不具合

  のような形で言うこともありますが、
  例えば

  「情報共有のみの(情報の変化がない)会議は
   できるだけなくすべき」

  ということ


 ▼営業の方はよく「一見無駄なコミュニケーションで
  こそ、信頼を得るし、仕事に繋がる」とおっしゃい
  ますが、

  その時間を増やすためにも、その他の余計な庶務や
  共有作業を整理・削減すべき


 といったところ。

 いずれもいずれも、なるほど、その通り!

 と思わせるものばかりで、
 勉強させてもらいました。



■Fくん、どうもありがとう!

 解除することなく引き続き、メルマガを
 読んでくれていて、とても嬉しいです(笑)

 これからもいろいろ教えてください!


 ということで、今日は私の言葉というよりは、
 私(鮒谷)が感銘を受けたご感想を
 ご紹介いたしました。



■以上、参考になりましたら。

 というか、

 きっと、ご参考になると思います。


 F君の文章を読むと、若手ビジネスパーソンの
 皆さんも、

 「凄いなあ」

 とか、

 「私も頑張ろう」

 と、刺激にもなるのではないでしょうか。

 (私もなりました)



■こういうレベルの会話が
 日常的に行われるようになったら、

 仕事に取り組む姿勢も大きく変わりそうですね。


 ※Fくん、東京に来ることがあれば、
  また連絡ちょーだいね。ご飯食べよう。



 今日も人生とビジネスを楽しみましょう!


 【今日のピークパフォーマンス方程式】   ■工場の中のみならず、事務作業においても、    いくらでも生産効率を高めることは可能である。   ■問題は、そのような意識を持って日常の仕事に取り組むか    どうかではないか。   ■普段、どれくらい「正味の仕事」をしているかどうか、    常に振り返りたいものだ。

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